空缺職位

行政助理

2021年1月

一般目的在適度的監督下，執行接待，文書，客戶服務並記錄管理職責；類型，處理，分發和歸檔文件；並執行分配的相關職責。區分特徵Office Assistant是行政支持系列中的第一個分類級別。與本系列中的較高級別的課程相比，Office Assistant受到的監督更多，並且對部門政策，會計標準，客戶服務實踐和數據支持功能的了解較少。基本職責和責任以下所列職責僅旨在說明可能執行的各種類型的工作。如果工作與此類相似，相關或邏輯分明，則省略特定的職責說明並不會將其排除在職務之外。 1.類型，格式，編輯，校對和打印報告，信函，備忘錄，協議統計圖，表格和其他文件；粗略註釋，草稿和口頭指示的類型；編輯和修改軟盤上的資料；準備例行信件；組織，維護和更新記錄，清單和項目的數據庫；創建標準的統計電子表格；可能會掃描，索引和存檔記錄。 2.收集數據，彙編所需信息並分類標準協議和合同，修正案，任務單和相關文件，以供批准，簽署和執行；維護和更新標準合同和協議主文件以及顧問或供應商索引列表。 3.檢索，複製和分發報告，記錄，地圖，圖紙和文件的副本；創建並維護按時間順序排列的文件；維護最新的文件列表，索引和交叉引用；註銷文件並跟進以確保退回並重新歸檔原始圖紙，文件和其他材料。 4.回答，篩選並推薦訪客和電話；研究其他市政府僱員或公眾的要求；回答問題和投訴，或將問題和投訴轉給其他適當的員工和部門。 5.為經理，主管和員工提供接待和文書支持；安排會議。 6.打開，路由和分發辦公室郵件；發送和接收傳真；路由文件以獲取所需的簽名；複製，分類和分發文檔。 7.對複制設備進行故障排除並進行少量維護；要求外部供應商修理設備；並提交辦公用品的請購單。 8.為其他部門或部門辦公室的行政支持人員提供備份；可以準備，檢查和輸入部門或部門的工資記錄；可能有助於預算數據的準備，跟踪和更新。 9.可以保留工程和建設項目的日誌並簽發圖紙編號；將項目數據輸入跟踪系統，包括服務類型，標題數據，坐標和相關信息；鍵入法律說明，並草擬與項目相關的信件，信件和表格；維護日誌並簽出並重新歸檔原始地圖和工程圖；根據要求復制地圖和圖紙；響應雙向無線電請求信息。 10.可以將規定的數據輸入各種在線系統，包括工作量預測，工作單，施工單，車輛清單和維修，設備和設施清單以及其他專門信息；在各種數據庫和計算機系統中輸入數據和信息。 11.可能會驗證請購單中的庫存控制編號；輸入庫存項目數據和已發行物料的適當帳號；輸入有關收到的採購的數據以及對庫存記錄的其他調整；驗證收據和發票的準確性；生成每月的統計報告和圖表；研究帳單和發票差異。 12.可以操作雙向無線電，將信息和工作指令中繼給現場人員。資歷指南了解以下內容：辦公室管理實踐和程序；正確的英語用法，包括拼寫，語法和標點符號；適用於指定職責範圍的城市組織，職能和程序；記錄管理，記錄保存，備案和基本採購程序；部門或部門使用的基本慣例和術語。能夠：使用文字處理，電子表格，數據庫和其他商業軟件來操作計算機終端和/或計算機；操作其他標準辦公設備；以符合職位要求的速度準確打字;組織工作；閱讀基本文件；組織和維護辦公室文件和專業文件；口頭和書面形式進行清晰有效的溝通；了解並遵循書面和口頭指示；輸入並準備清晰準確的數據以用於記錄和報告；與市政府經理，員工，公眾和工作中遇到的其他人建立並保持有效的工作關係。教育/培訓/經驗：獲得上述知識，技能和能力的一種典型方法是從高中或GED同等學歷畢業，並獲得一年以上負責任的辦公室行政支持或秘書經驗；或同等程度的培訓和經驗相結合。身體/精神需求和工作環境此處描述的身體和精神需求代表員工成功完成本班基本職能必須滿足的需求。可以進行合理的調適，以使殘障人士能夠履行基本職能。身體上的要求在履行本課程的職責時，經常要求員工坐著，站著和走路。親自或通過電話交談或聆聽；反復用手指，手指，手感或操作標準辦公設備；並用手和手臂伸手。員工偶爾會舉起和移動重達25磅的記錄和文件。這項工作要求的特定視覺能力包括近距離視覺和調整焦點的能力。精神要求在履行本課程的職責時，員工定期被要求使用書面和口頭溝通技巧；閱讀和解釋數據，信息和文件；分析和解決問題；觀察和解釋情況；學習和應用新的信息或技能；在多個並發任務上執行高度詳細的工作；在緊張的期限內工作；並與城市經理，工作人員，客戶，公眾以及在工作過程中遇到的其他人進行互動。